Referenzen
Diese Seite beschreibt die Erfahrungen unserer Kunden mit SAMAC Produkten. Die erreichten Ergebnisse dienen als Beispiel für den möglichen Nutzen dieser Produkte und können sich je nach Kundensituation unterscheiden
Baumarkt Bahr baut mit SAMAC MIT/400 auf der iSeries eine unternehmesweite Data Warehouse Lösung.
Das 1879 gegründete Familien- unternehmen Max Bahr Holzhandlung GmbH & Co. KG ist mittlerweile mit seinen 76 Märkten und 1,5 Mrd. DM (2000) Umsatz zum achtgrößten deutschen Baumarktunternehmen avanciert. Auf 410.000 qm Verkaufsfläche werden mehr als 45.000 Artikel angeboten.
Das Unternehmen möchte möglichst großen Teilen seiner riesigen Zielgruppe gerecht werden und setzt verstärkt auf das Direkt-Marketing in Form von Kundenkarten. Mit der Bahr Card als einer Art Kreditkarte ermöglicht der Baumarkt seinen Kunden bargeldloses Einkaufen mit monatlicher Abbuchung. Um den Kunden die Karte noch schmackhafter zu machen, werden darüber hinaus Prämien anhand eines Punktesystems gewährt. Von der Analyse der Kundenkarten verspricht sich der Baumarkt aufschlußreiche Erkenntnisse über das Kaufverhalten seiner Kunden. Anhand der Daten soll eine effizientere und genauere Zielgruppenansprache erfolgen.
Im Kampf um die Kunden setzt der Baumarkt Max Bahr zur Datenanalyse das Data Warehouse Tool SAMAC MIT aus dem Hause SAMAC ein. So werden die gesamten Scannerkassendaten bis auf die Artikel- und Bonebene analysiert. Die Beratung und Implementierung zum Aufbau des unternehmensweiten Datawarehouse erfolgt durch die Berater der CM. GmbH in Hamburg.
Die Daten für die Abverkaufsanalyse stammen aus den Kassenbondaten, die täglich aus allen Märkten in das zentrale EDV-System (IBM AS/400) übermittelt werden. Umsatz, Menge, Nutzen, und die Bonanzahl können mit Hilfe von SAMAC MIT taggenau in einer bestimmten Niederlassung für jeden einzelnen Artikel auf dem Kassenbon ermittelt werden. So kann die Kundenfrequenz für jede Niederlassung ermittelt werden, welcher Artikel wie oft von welcher Käufergruppe mitgenommen oder welche Artikel zusammen gekauft werden. Mit Hilfe dieser Daten können die Sortimente optimal zusammengestellt werden und es kann eine präzise Standortanalyse durchgeführt werden. Der Phantasie der Marketing Experten ist dabei kaum eine Grenze gesetzt.
Michael Heidloff, Leiter Warenwirtschaftscontrolling bei Max Bahr: „Interessante Ergebnisse entstanden zum Beispiel bei der Überprüfung, wie häufig Kundenkarteninhaber unsere Märkte besuchen und ob es sich dabei immer um dieselbe Filiale handelt. Auch die Untersuchung der Artikeldaten, also z.B. die Frage, ob beim Kauf von Türen und Zargen auch die entsprechenden Zubehörteile mitgekauft werden, hat zum Teil unerwartete Resultate hervorgebracht.“
Da natürlich nicht alle Max Bahr Kunden eine Kundenkarte besitzen, wurde für die Abverkaufsdaten ein zweites Modell für die kundenunspezifischen Verkäufe erstellt. So kann nun der Anteil der über die Kundenkarte getätigten Abverkäufe vom Gesamtumsatz ermittelt werden. Den gesamten Umsatz betreffende Analysen, wie z.B. Warengruppenstatistiken, Prognoseberechnungen (Monatshochrechnungen) oder Budgetberechnungen können sekundenschnell und taggenau abgerufen werden. Durch die Einführung des Produkts sind wichtige Arbeitsabläufe wesentlich erleichtert und verkürzt worden „Früher mussten für jede Abfrage neue Querys z.T. mühsam programmiert werden, teilweise mit unzähligen Hilfs- und Arbeitsdateien. Auf die Antworten hat man manchmal Stunden gewartet. Heute ist es eine Sache von Sekunden.“ So Herr Heidloff. „Nachträgliche Erweiterungen und neue Abfrageoptionen sind sehr einfach und schnell umzusetzen und auch die Integration ganz anderer Geschäftsbereiche, wie z.B. Einkauf oder Lager, kann optimal gelöst werden“, so Henry Brinkmann von CM. GmbH. „So konnten wir den Wünschen der Max Bahr Mitarbeiter bisher immer voll entsprechen.“
Max Bahr hat mit CM. und dem SAMAC Tools noch einiges vor: Den nächsten großen Schritt, die Einführung von Data Mining, bereitet Max Bahr bereits vor. Zur Integration des Data Mining Tools der IBM in das SAMAC MIT Datawarehouse werden erste Prototypen entwickelt, um noch weitere Zusammenhänge aus den Daten zu ergründen, die auch für den erfahrenen Beobachter nicht aktiv abfragbar sind. Die Suche nach der richtigen Frage, was oft das Schwierigste ist, steht beim Data Mining im Mittelpunkt. Das Ergebnis überrascht nicht selten und kann dann wieder gezielt im SAMAC MIT Datawarehouse abgefragt werden. So schließt sich der Kreis.
Bei BUDNI wissen Lieferanten mehr
Seit Juli 2003 bietet BUDNI seinen Lieferanten Einblick in den Abverkauf Ihrer Produkte.
BUDNI ist das “menschliche” Familienunternehmen, das als Drogeriemarkt, vergleichsweise viele Mitarbeiter in der Kundenbetreuung einsetzt, das seit 9 Jahren die Nummer 1 in der Skala der Kundenzufriedenheit ist, sich darüber hinaus mit der BUDNIanerhilfe für bedürftige Kinder einsetzt und mit seinen 96 Filialen das Traditionsunternehmen in Hamburg ist, denn in Hamburg geht man nicht in die Drogerie sondern man geht zu “BUDNI”.
Nachdem sich das 2002 angeschaffte IBM iSeries Datawarehouse Tool SAMAC MIT beim BUDNI Vertrieb, Einkauf und Controlling bewährt hatte, wurden im Frühjahr 2003 ganz neue Anforderungen an das Hamburger Beratungshaus CM. gestellt.
Auf das SAMAC MIT Datawarehouse sollten Filialen und vor allem auch die Lieferanten zugreifen, um die Abverkaufszahlen zu beobachten und entsprechend zu agieren/ bzw. Aktionen zu veranlassen
BUDNI setzte für Internet, Extra- und Intranet bereits das Content Management System xeera und pherix der xeebion GmbH ein; selbstverständlich sollten die Datawarehouse Abfragen hier eingebunden werden.
Dazu waren einige Herausforderungen zu lösen. Welche Berichte sollten angeboten werden, welche Datenbasis muss in das SAMAC MIT integriert werden, wie wird das Berechtigungskonzept umgesetzt, denn nicht jeder Lieferant sollte alles sehen und wie kommen die gewünschten Analysemöglichkeiten, mit all den dynamischen Funktionen, wie z.B. DrillDown, DrillAcross in das Content Management System pherix , so, dass auch das Antwortzeitverhalten sehr gut bleibt.
Alle Beteiligten BUDNI, xeebion und CM. setzten sich Anfang April 03 zusammen und überlegten, wie diese Anforderungen in kurzer Zeit umgesetzt werden können, denn Mitte des Jahres sollte das Ganze “stehen”.
Herr Jobmann, BUDNI-IT entwickelte den Projektplan, lieferte die Anforderungen und testete die Ergebnisse. Herr Beckmann, ebenfalls BUDNI-IT sorgte für die Schnittstellen zwischen den Analyseergebnissen auf NT Server und dem pherix System auf Linux Server, xeebion ermöglichte die Ausgabe und kümmerte sich um den Zugang der Lieferanten und Filialen und CM. transformierte die Bon-, Liefer- und Stammdaten in das SAMAC MIT, konzipierte das Datenmodell, entwickelte das Masterdesign für die Reports, setzte das Berechtigungskonzept auf die verschiedenen Analyseanforderungen um und band die Analyse-Funktionalitäten ein.
Pünktlich zum 1. Juli 2003 konnten die ersten Lieferanten ihre Analysen bis auf die Artikelebene tätigen und nahmen dieses neue BUDNI – Angebot begeistert an. Im Oktober kamen dann die 96 BUDNI Filialen hinzu.
Inzwischen sind die (berechtigten) Lieferanten und Filialen jederzeit und immer schnell informiert über den Abverkauf ihrer Produkte. Sie können verschiedenste Kennzahlen betrachten oder Werbeaktionen nachverfolgen und so ihre Lieferqualität verbessern und ihr Angebot in den Märkten der Nachfrage anpassen.
Hier bewährt sich die Kombination der geschickten Konzeptionsarbeit der CM. mit dem sehr belastbaren und schnellen SAMAC MIT und einer hochverfügbaren IBM iSeries.
Fazit vom IT-Leiter Herrn Michael Windmüller: Wenn die Zusammenarbeit in IT Projekten immer so gut funktionieren und auch so effizient gearbeitet würde, ließen sich die IT Kosten eindämmen und wir IT- Leiter hätten sicher viel weniger Sorgen und Probleme.
Bessere und individuellere Kundenbetreuung bei gleichzeitiger Kostensenkung. Ein Widerspruch?
Das seit über 25 Jahren existierende Unternehmen Conmetall, das sich auf die Belieferung von Bau- und Heimwerkermärkten spezialisiert hat, gehört heute zu den führenden Lieferanten der deutschen Do-it-yourself-Branche und bietet das breiteste Sortiment in den Bereichen Sanitär, Eisenwaren, Werkzeuge und Gartengeräte vergleichbarer Wettbewerber an. Über 450 Mitarbeiter sorgen im Hauptsitz in Celle und in den Tochtergesellschaften für einen reibungslosen Ablauf.
Um im Feld der Mitbewerber an der Spitze zu bleiben, wird es immer wichtiger „alles“ über den Kunden zu wissen, um die Betreuung ganz individuell zu gestalten, ihn bei der Bestückung seiner Regale zu beraten und B und C Kunden durch ABC – Analyse auf A zu bringen. Kundenbeziehungen also profitabel zu machen; was ja auch heißt Kosten einzudämmen.
Erste Voraussetzung war der Einsatz eines modernen Warenwirtschaftssystems (SoftM) sowie einer Lagerverwaltung auf der IBM iSeries, um die reibungslose Verwaltung der Aufträge, Rechnungen, Bestellungen und Ausund Einlieferungen sicher zu gewährleisten.
Auf dieser Basis konnte überlegt werden, mit welcher Information die Kundenbetreuung, Auftragsabwicklung und auch der Einkauf effizienter organisiert und damit gleichzeitig zufriedenere Kunden und auch Kostensenkungen erzielt werden können.
Wir hatten die Forderung, von jedem unserer Kunden zu wissen, wie hoch die Auftragsmengen sind, wie viel Retouren, wie viele Fehlmengen bei ihm anfallen, wie sind die Auftragsgrößen, was bestellt der Kunde, wie viele Lieferungen erhält er in welchem Zeitraum, kann der Besuchs- und der Lieferrhythmus optimiert werden.
Datenmassen müssen beherrschbar sein
Die Einrichtung einer zentralen Data Warehouse-Lösung hat hier geholfen. Die Auswahl des richtigen Data Warehouses war nicht einfach, denn eine der primären Anforderungen, die wir an ein Data Warehouse-Tool stellten, war die Bewältigung sehr großer Datenmengen. Ein Auftrag z.B. kann über 1.500 Positionen umfassen, für die dann 2 Sattelzüge erforderlich sein können.
Es wird also von dem Data Warehouse- Tool erwartet, dass es auch bei Massendaten schnell und flexibel reagiert und nach Möglichkeit die Daten auf dem IBM iSeries belässt; denn im Hause Conmetall weiß man die Vorzüge und Zuverlässigkeit dieses hochmodernen Systems zu schätzen.
Ein Produkt „von der Stange“ kam für Ulrich Kottwitz, Leiter der IT-Abteilung nicht in Frage, weil hierfür die Unternehmensabläufe und Strukturen zu komplex sind und sich nicht so einfach in ein standardisiertes Schema anpassen lassen. „Das Datawarehouse muß alle Besonderheiten auffangen, sich dem Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt.“
Also wurde mit dem Datawarehouse Tool SAMAC MIT ein zentrales Datawarehouse auf der vorhandenen IBM iSeries gebaut. Das heißt, die Daten aus den Dateien der SoftM Warenwirtschaft werden zusammengeführt und in das Datawarehouse über Schnittstellen transformiert und multidimensional aufbereitet.
Gerade hierzu bedarf es einer Vorgehensweise, die konzeptionell gut durchdacht ist. Denn Ladezeiten müssen in die „Nachtfenster“ passen, der Speicherbedarf muss so gering wie möglich bleiben und die multidimensionalen Datenmärkte müssen dabei aber beherrschbar bleiben.
Mit dem Beratungshaus CM. aus Hamburg haben wir den richtigen Partner gefunden. Durch die sehr effiziente und geübte Vorgehensweise der CM. hatten wir in sehr kurzer Projektzeit bereits den ersten Nutzen, so dass eine hohe Motivation bei den Anwendern entstand, das Data Warehouse zu nutzen und hierzu auch weiterbringende Ideen zu entwickeln
“SAMAC MIT und unsere iSeries funktionieren hervorragend, verbunden mit der effizienten Beratung der CM Punkte – ein voller Erfolg.”
Ulrich Kottwitz, Leiter IT, Conmetall
So haben wir nun den Überblick!
Rabatte und Werbekostenzuschüsse an Kunden. Konzernübersichten und ABC-Klassifizierung sind kein Thema mehr.Der „Drill Down“ auf Einzelartikel und Kunden bietet bei Verkaufsgesprächen eine gute Verhandlungsbasis und ist bei der Kundenbetreuung mittlerweile unverzichtbar.
Aufgrund der Schnelligkeit des Produktes SAMAC MIT, können nun fast alle Fragen der Kunden oder Lieferanten online am Telefon beantwortet werden. Daraus ergibt sich eine riesige Zeitersparnis für die Kundenbetreuung. Dies gilt ganz besonders auch für das Controlling, denn auch hier können schnell und einfach zusätzliche Kriterien aus dem Kundenstamm und Artikelstamm mit Zahlen aus dem Datenmarkt verknüpft werden und als Ad hoc Abfragen, z.B. Umsatz der am Grünen Punkt beteiligten Kunden, an das System geschickt werden.
Die Verknüpfung der Kundenlistungsdaten in das MIT Data Warehouse ist für die Kundenbetreuer ein ganz besonders wichtiges Werkzeug, denn gerade sie können damit die spezielle Situation des Kunden noch besser beurteilen.
Aber bei Conmetall will man sich auf diesen Erfolgen nicht ausruhen. So steht für die direkte Kundenbetreuung gerade die Verknüpfung des Data Warehouses mit den Kundenlistungsdaten an. Darauf freuen sich die Kundenbetreuer schon, denn so können sie die spezielle Situation des Kunden noch besser beurteilen. Natürlich sollen die vielfältigen Möglichkeiten des SAMAC MIT Werkzeuges zukünftig auch für weitere Unternehmensbereiche zur Verfügung stellen.
Die Verbesserung der Lieferqualität mithilfe des SAMAC MIT Data Warehouses, wird in kürze als neues Projekt gestartet. Conmetall will so den steigenden Anforderungen an Pünktlichkeit, Liefergenauigkeit besser gewappnet sein. So werden Kunden zufrieden gestellt, Retouren und unnötige Lagerkosten vermieden.
Individuellere Kundenbetreuung bei gleichzeitiger Kostensenkung
Die Betreuung der Kunden kann jetzt sehr viel individueller gestaltet werden. Dies ist eine erhebliche Verbesserung, die gleichzeitige Kostensenkungen möglich macht. Wir konnten die Auftragsplanung und damit auch die Einkaufs- und Lieferplanung verbessern, die Versendung optimieren und Fehlmengen eindämmen.
Unser zentrales Datawarehouse lebt, das heißt immer neue Ideen und Analysewünsche werden entwickelt, so dass es möglichst alle Auskunftswünsche der Fachabteilungen erfüllt.
Zur Verbesserung der Lieferqualität wurde mit Hilfe des SAMAC MIT Datawarehouses ein weiteres Projekt umgesetzt. Conmetall ist so den steigenden Anforderungen an Pünktlichkeit, Liefergenauigkeit besser gewappnet. So werden Kunden zufrieden gestellt, Retouren und unnötige Lagerkosten vermieden.
Im Übrigen stehen uns für die Analyse der über 100 Infowerte (Gutschriftsgründe, Auftragsarten, Werbezuschüsse, usw.) mehr als 70 Mio. Sätze Online in unserem MIT Datawarehouse zur Verfügung. Immer zuverlässig morgens bei Arbeitsbeginn – Alles auf unserer Produktionsmaschine IBM iSeries Modell 820 aufbereitet.
Augenmerk auf den Gewinn.
Umsatzfixierung führt schnell in die Irre. Dank Business Intelligence Orientierung bei Geschäftsabschlüssen an deren Rohertrag statt wie früher am Umsatzvolumen.
Anwender
Despec ist eine Großhandelsgruppe für Druckerverbrauchsmaterialien, Speichermedien und Accessoires und erzielte im Jahr 2002 weltweit rund 700 Mio. Euro Umsatz. Die Despec Supplies GmbH (Deutschland) besteht seit 1997. Mit ca. 80 Mitarbeitern und einer Mandantenfirma wurde im Jahr 2002 mit ca. 2.500 Handelskunden ein Umsatzvolumen von 110 Mio. Euro realisiert. Das Artikelsortiment umfasst insgesamt ca. 10.000 Artikel, von denen knapp die Hälfte am Lager verfügbar ist. Täglich verlassen ca. 1.000 Pakete das Lager in Meerbusch (www.despec.de).
Aufgabenstellung
Despec Deutschland und die österreichische Schwester ITEM 2000 International verwenden seit Anfang 2002 gemeinsam ein in Linz, Österreich, installiertes iSeries-Modell 720 mit einer Standard-Handelssoftware, die bereits seit 1995 in Deutschland und seit 1999 in Österreich in Einsatz ist. Über die Jahre wuchs die Notwendigkeit zeitnahe Auswertungen erstellen zu können, die jedoch über Queries nur zum Teil zufriedenstellend befriedigt werden konnten. In der Handels-Software vorgesehene Standardauswertungen erwiesen sich andererseits als unzureichend und zu inflexibel. Das immer schneller werdende Geschäft und die konsequente strategische Ausrichtung des Vertriebs auf Ergebnisorientierung erforderte eine Lösung dieses Problems mit neuen Auswertungsmethoden. „Wir haben irgendwann aufgehört über Umsatz zu sprechen,“ skizziert Torsten Schnutz die Ausgangslage. „Für uns ist der Rohertrag die entscheidende Größe. Wer um des lieben Umsatzes Willen jeden Deal mitnimmt, manövriert sich unweigerlich ins Abseits”, fährt der Prokurist fort, der bei Despec Deutschland für die Bereiche Einkauf und Marketing verantwortlich zeichnet.
Lösung
Die Lösung des Problems hat man bei SAMAC gefunden. „In einer kurzen Planungsphase wurde definiert, welche Informationen und Auswertungen in den einzelnen Unternehmensbereichen benötigt werden,“ so Schnutz weiter.
Laufende Aktualisierung der Datenwürfel
Laufende Aktualisierung der Datenwürfel „Die Datenwürfel und Auswertungen wurden daraufhin mit SAMAC sehr schnell realisiert. Heute verfügen wir über optimale Auswertungstools für Einkauf, Verkauf, Buchhaltung und Controlling einerseits über Standardreports und andererseits über Ad-hoc-Abfragen.“ Etwa zur Vorbereitung von Lieferanten- und Großkundengesprächen werden laut Schnutz die Ad-hoc-Auswertungsmöglichkeiten des SAMAC Analyzers intensiv genutzt. Die Datenwürfel der Verkaufsdatenbanken werden für alle sieben betreuten Firmen in einem halbstündigen Zyklus aktualisiert – und zwar direkt auf dem Produktionssystem, ohne Beeinträchtigung der laufenden Prozesse und interaktiven Anwender.
Keine Beeinträchtigung der Performance
Für seltene Abfragen in Echtzeit direkt aus den operativen Datenbanken wird über den SAMAC Dynaserver durchgegriffen. Das System wird von wiederkehrenden Queries entlastet, denn derzeit arbeiten in sechs über die auf der iSeries angeschlossenen Firmen ca. 120 Anwender mit der SAMAC-Lösung, die in Spitzenzeiten täglich mehr als 1.500 Abfragen ausführt. Früher benötigte ein einziges vergleichbares Query ca. 30 Minuten, während derer der laufende Betrieb merklich beeinträchtigt wurde. Abfragen aus Deutschland werden über die vorhandene Standleitung neben der Auftragsbearbeitung und dem internen Telefon und E-Mail-Verkehr abgewickelt. Mitarbeiter können auch von unterwegs über VPN-Einwahl online durchführen. Der Informationszugriff wird über ein mehrstufiges Berechtigungskonzept gesteuert. So sind bestimmte Rohertragsinformationen nicht allen Anwendern verfügbar, ebenso Teile der Drill-Down-Pfade und Berichtsstrukturen. Nach Angaben von Claus Bernhard, dem stellvertretenden Geschäftsführer von ITEM 2000 International, unterstützt das neue System nun Abfragen in den Bereichen, Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung mit Standardreports. „Außerdem können berechtigte Benutzer über den Front Engine Analyzer diverse nicht standardisierte Abfragen starten und durchführen,“ so Bernhard weiter. „Der Vorteil darin liegt einfach in der Schnelligkeit, der individuellen Aufbereitung von Abfragen, und in der Aktualität. Ganz besonders wichtig für uns ist aber auch, dass die AS/400 in der Performance nicht beeinträchtigt wird. Anders als bei SQL-Queries können alle unsere Mitarbeiter auch während der Abfragen uneingeschränkt die AS/400 nutzen.“ Kern des Vertriebskonzepts ist die Betreuung der Handelskunden fast ausschließlich im Telefonverkauf. Mit den Verkaufsreports ist nun jeder Verkäufer in der Lage seinen Auftragsstand, fakturierten Umsatz, Anzahl der Aufträge, Profit, Rohertrag (sofern berechtigt) aktuell und natürlich alles im Vergleich zu den Planzahlen abzufragen.
Außerdem sind diese Daten auch kumuliert ersichtlich, so dass er auf Knopfdruck nicht nur den aktuellen Monatsstand erhalten kann, sondern auch eine Jahresübersicht. Besonders wichtig aber für den Verkauf ist die Kundenübersicht, wo der Verkäufer auf einen Blick erkennt, welche Produkte der Kunde im laufenden und Vorjahr gekauft hat, wann er dieses Produkt zuletzt gekauft hat und wie jeder einzelne Verkauf kalkuliert wurde. Auch folgende Fragen sind sofort beantwortet: Ist der Kunde profitabel? Welche Produktgruppen werden vom Kunden nicht gekauft? Wie ist der durchschnittliche Auftragswert? Dank der sehr kurzen Antwortzeiten erhält der Verkäufer unmittelbar während des laufenden Telefonats entscheidende Auskünfte für das Verkaufsgepräch.
Ist-Zahlen aus der Warenwirtschaft
Die Ist-Zahlen aus der Warenwirtschaft werden von der Geschäftsleitung um Planzahlen auf Verkäuferebene pro Monat ergänzt. Über die SAMAC-Werkzeuge werden diese in den Reports tagesgenau gegenübergestellt, und sofort wird die aktuelle Tendenz auf Monatssicht hochgerechnet. Basis hierfür sind firmenindividuelle Kalender, die in die Datenbasis einfließen, und selbst die unterschiedliche Anzahl der Arbeitstage in den Ländern berücksichtigen. Im Einkauf- und Lagermanagement ist es wichtig auf einen Blick zu erkennen, welche Produkthaupt- bzw. -untergruppe hinab bis auf jedes einzelne Produkt profitabel ist und wie lange Ware am Lager liegt. Weitere wichtige Bauteile der Lösung sind die zentral gepflegten dynamischen Berichtsstrukturen, z.B. die Zuordnung der Verkäufer zu diversen Verkaufsgruppen. Eine Änderung dieser Berichtstrukturen im laufenden Tagesbetrieb wird sofort in neu abgerufenen Reports berücksichtigt. Ein Neuladen der Würfel ist dazu nicht erforderlich. Damit verfügt man heute über ein sehr präzises, zentral gepflegtes System, das mit einem Bruchteil des früheren Aufwandes gepflegt wird. Der laufende Betrieb erfolgt wartungsfrei innerhalb der iSeries-Umgebung mit Nacht- und Tagesverarbeitung, die laufende Betreuung des Kunden durch SAMAC über DFÜ – so werden unnötige Kosten und Wartezeiten vermieden.
Die DataWareHouse-Lösung von SAMAC liefert die Auswertungen
Heidemann GmbH (www.heidemann.com) ist ein Damenoberbekleidungshersteller. Über zwei Vertriebsschienen (GINA B. und zaffiri) werden ca. 1.000 Kunden in 25 Ländern alle 3 Wochen mit aktueller Ware versorgt. Bei einem Exportanteil von ca. 50% werden 65 Millionen Euro Umsatz erzielt. Die Heidemann GmbH wurde 1961 gegründet und beschäftigt 175 Mitarbeiter in Bocholt und 480 Mitarbeiter in Rumänien.
Die Heidemann GmbH ist zukunftsorientiert und strebt immer nach Verbesserungen – auch in der IT – getreu dem Motto von Albert Einstein: „Mehr als die Vergangenheit interessiert mich die Zukunft, denn in ihr gedenke ich zu leben.“
Aufgabenstellung
Das Berichtswesen war auf unterschiedliche selbst programmierte Listen aufgebaut, die in Excel oder Access weiterverarbeitet wurden. Hieraus ergab sich das Problem, dass teilweise mit unterschiedlichen Zahlen gearbeitet wurde, die z.B. zeitlich anders abgegrenzt waren oder aus verschiedenen Listen stammten. Diese Situation war unbefriedigend. Zusätzlich kamen immer neue Anforderungen, aufgrund der sich schnell wechselnden Markterfordernisse, die mit den bestehenden Tools nicht oder nur mit erheblicher zeitlicher Verzögerung realisiert werden konnten.
Es wurde nach einer DataWareHouse- Lösung gesucht. Zielsetzung war, eine einheitliche, zentrale Datenbasis für die Auswertungsdaten zu schaffen, die
o Standardauswertungen zur Verfügung stellt
o die Möglichkeit bietet Ad-hoc-Auswertungen zu erstellen.
Lösung
Nach Prüfung mehrerer Alternativen fiel die Entscheidung auf das SAMAC-Produkt. Ausschlaggebend waren die Abdeckung der Anforderungen und die Verfügbarkeit direkt auf der iSeries, die als zentraler Server zur Verfügung steht.
Mit einem externen Berater wurden die Anforderungen der Fachabteilungen aufgenommen. Aus diesen Anforderungen wurde in Zusammenarbeit mit SAMAC ein InfoCube entwickelt.
Durch vorhandene Branchenkenntnisse der Firma SAMAC konnte innerhalb von sechs Wochen der erste InfoCubes (Vertriebsinformationen) installiert und die ersten Auswertungen erstellt werden. Hierin sind derzeit ca. 250.000 Artikel der einzelnen Kollektionen gespeichert, um sie in Kriterien wie Saison, Vertriebsschienen, Kundengruppen, Vertreter, Vertriebsgebiete und sonstigen Strukturen auszuwerten. Weitere Auswertungen wurden in den folgenden vier Wochen definiert. Zwei weitere InfoCubes für Einkauf und Retail, in dem die eigenen Outlets abgebildet sind, wurden in einem weiteren Monat installiert. Die Reports sind so aufgebaut, dass der Anwender immer von der Gesamtübersicht zu einem Themengebiet, auf Detailansichten verzweigen kann.
Die Daten können zeitlich oder über andere Kriterien eingegrenzt werden. Zur Unterstützung der Materialdisposition wird z.B. eine Renner/Penner-Auswertung aufgerufen, die über eine Saison eingegrenzt wird.
Ist-Situation
Zur Zeit werden die Daten während der Nachtverarbeitung automatisiert aus dem ERP-System extrahiert, im Data Warehouse bereitgestellt und stehen damit am Folgetag für Auswertungen zur Verfügung. Die Vertriebsbereiche haben über die Standardauswertungen einen aktuellen Überblick über die Verkaufssituation auf Artikel- bzw. Kundenebene. Die Geschäftsführung hat eine Übersicht über die Gesamtzahlen, von denen auf Detailansichten verzweigt werden kann.
Für Ad-hoc-Auswertungen wird der SAMAC Analyzer verwendet.
Es arbeiten ca. 30 Anwender mit dem Tool mit bis zu 1.000 Abfragen pro Tag parallel zum ERP-System, ohne dass die iSeries in der Performance beeinträchtigt wird. Anders als bei SQL-Queries können alle Mitarbeiter auch während der Abfragen uneingeschränkt die iSeries nutzen. Intensiv genutzt werden die Anwendungen auch über einen externen VPN-Zugang, z.B. um sich auf Reisen über aktuelle Zahlen zu informieren.
Kunden-Zitat:
„Seit Einführung der SAMAC Analysetools gibt es kaum mehr Anfragen zur Erstellung von individuellen Auswertungen. Die IT-Abteilung wird erheblich entlastet.“
Johannes Ritte IT-Leiter, Heidemann GmbH
Lindab, erfolgreich durch Dialog mit den Kunden. Als führender Hersteller von Luftführungssystemen setzt Business Intelligence von SAMAC ein.
Der schwedische Konzern LINDAB mit den Geschäftsbereichen LINDAB Ventilation und LINDAB Profil (Baukomponenten) beschäftigt ca. 3.500 Mitarbeiter in 125 Niederlassungen in 20 Ländern. In Deutschland gewährleistet LINDAB mit 12 Niederlassungen und 270 Mitarbeitern Nähe zum Markt und zu Kunden und Partnern.
Das umfangreiche Programm an lufttechnischen Produkten sowie die technische Dokumentation im Geschäftsbereich Ventilation, vor allem aber auch der ständige Dialog mit den Kunden, hat LINDAB zum führenden Hersteller von Luftführungssystemen werden lassen.
Um den Kundendialog auszubauen und die Position am Markt zu halten, wird gemeinsam mit dem Hamburger IBM Business Partner CM. ein unternehmensweites Analyse- und Alarmsystem aufgebaut, so dass alle Daten in sinnvoller Relation zueinander und in verschiedensten Sichten zur Verfügung stehen, schnell und zuverlässig. Und zwar sowohl für gehobene Analysen als auch für den Aufbau automatisch reagierender Regelkreise. Dies wird Schritt für Schritt mit den mächtigen SAMAC Business Intelligence Lösungstools auf dem vorhandenen IBM eServer iSeries aufgebaut.
Natürlich wurde, wie in vielen anderen mittelständischen Unternehmen auch, vor der Entscheidung für die große Business Intelligence – Lösung versucht, die Daten und Fakten mit Excel zu liefern. Da es aber gerade in dem komplexen LINDAB Geschäft außerordentlich wichtig ist, dass detaillierte Information zu den Auftrags- und Projektzahlen zur Verfügung steht, wie die Auskunft, in welchen Auftragsgrößen welche Komponenten bestellt werden und welcher Deckungsbeitrag damit erarbeitet wird, wurden die von der IT erstellten Excel Reports immer aufwändiger, aber die übergreifende, mehrdimensionale Darstellung war trotzdem nicht “hinzukriegen”.
Entscheidung für die Business Intelligence Lösung von SAMAC
So erkannte man im Hause LINDAB Deutschland, dass eine Business Intelligence Lösung wie die von SAMAC echte Hilfe leisten könnte und entschied sich nach längerer Prüfung, die Auswertungen und Reports zu flexibilisieren und gemeinsam mit dem IBM Business Partner CM. ein neues und nützlicheres Info System mit der SAMAC Business Intelligence Lösung aufzubauen.
Installation, Datenübernahme und auch der Aufbau des Datawarehouse mit dem multidimensionalen Datenmarkt, das alles lief recht problemlos ab, und nachdem die Ungereimtheiten der Daten ausgeräumt waren, wurden auch stimmige Zahlen und Fakten geliefert.
Nutzung der vorhandenen IBM iSeries
Besonders gut gefällt Herrn Jörg Krimilowski, Prokurist und Verantwortlicher für die IT, dass alles auf der vorhandenen IBM iSeries belassen wurde, Belastung der iSeries sowie der Platzbedarf doch sehr gering sind und die Aktualisierung der Daten während der Nachverarbeitung kaum zu merken ist.
Auch mit der schrittweisen Weiterentwicklung der Lösung läuft es so, wie es für den Betrieb recht gut passt. Für die weiteren Anforderungen werden von dem Berater der CM. Ideen und machbare Lösungsvorschläge entwickelt, die schnell umgesetzt werden und dann auch funktionieren.
Schwerpunktanalysen bringen hohen Nutzen für den Vertrieb
Der Vertriebsleiter Herr Klocke, der mit der BI-Lösung im Expertenmode arbeitet, schätzt die große Flexibilität der Abfragemöglichkeiten und die hervorragende Einbindung in das MS Excel. Für ihn ist die Analyse einfacher, informativer und vor allem schneller geworden. Deshalb wird im LINDAB Vertrieb das neue Analysesystem von CM. bereits umfassend genutzt. Oftmals wollen Kunden von LINDAB wissen, wie die Auftragssituation ist. Was vorher längeres Zusammensuchen war, ist jetzt die Eingabe des Kundennamens, und schon stehen die Auskünfte, die für den Kunden gebraucht werden zur Verfügung – und zwar ausgesprochen schnell.
Schwerpunktanalysen über Kundenaufträge, wie Anteile der Produkte bei den verschiedenen Kunden bzw. Kundengruppen, Soll/Ist Vergleiche, Zeitpunktvergleiche etc., stehen Vertriebsleiter Herrn Klocke zur Verfügung. Weil die CM. Berater den SAMAC MIT Datenmarkt entsprechend der LINDAB Geschäftsprozesse konzipierten und aufbauten, kann Herr Klocke mit dem Analyser alle LINDAB Zahlen seinen Ideen und Anforderungen folgend analysieren. Das “spart viel Zeit und bringt auch neue Erkenntnisse für unseren Vertrieb” sagt Herr Klocke, “wir können heute schnell erkennen welchen Aufwand wir für Aufträge welcher Größe haben. Wird für kleinere Auftragsvolumina ein fast genauso großer Aufwand vom Vertrieb getrieben, wie für die größeren. Woran liegt dies? Trends in der Auftragsvergabe können beobachtet werden.”
Für die Außendienstmitarbeiter stehen jetzt neue Standardreports zur Verfügung, die in der direkten Kundenbetreuung helfen.
Für Geschäftsführer Frank Ankersen sind die neuen aussagekräftigen Profitanalysen zu Umsatz und Kosten der Niederlassungen auch deshalb besonders hilfreich, weil neben üblichen Drill-down, Drill-across usw. Funktionen auch die Zeit “rollierend” abgefragt werden kann.
Herr Krimilowski: “Zur Zeit werden die Daten aus Produktion und Dienstleistungen wie z.B. Zeitaufwand in Angriff genommen, damit wir übergreifende Deckungsbeiträge erkennen können und so die Rentabilität von Produktion und Dienstleistung sowie Vertrieb ins Verhältnis stellen können. Auch hier werden wir von der CM. sicher wieder ein schnelles und hilfreiches Ergebnis erhalten.”
Putting the customer first
Panasonic Eastern Europe handles the sales, marketing and distribution of a broad range of consumer and business electronics, including televisions, DVD recorders, mobile phones, photocopiers and notebook PCs. From its six regional offices, the company distributes goods throughout Eastern Europe, the former Yugoslavia and the Baltic states, and is a wholly-owned subsidiary of Matsushita Electric Industrial Co. Ltd. – one of the world’s leading electronics manufacturers, with revenues exceeding $60 billion.
By producing affordable, high-quality products that make a positive impact on people’s lives, Panasonic Eastern Europe aims to increase its market share in the face of considerable competition. Herbert Kohn, IT Director, comments, “We were looking to fulfil customer demands as quickly as possible. In IT terms, that means having the infrastructure to respond quickly to changing needs while keeping costs low.”
A clearer view of the future
The world of technology moves fast, and Panasonic Eastern Europe requires accurate management information on sales and inventory to react to changes in market demand. Previously, the company relied on batch-processed reports, produced on paper and distributed manually, which was proving both cost-intensive and slow. Reports were neither up-to-date nor detailed enough for management, making accurate forecasting difficult.
Looking to implement a highly secure and flexible business intelligence solution, Panasonic Eastern Europe chose SAMAC Data Warehousing Workbench software for its IBM ^ iSeries model 830. The software, supplied by SAMAC Software GmbH, is designed to deliver fast, detailed analysis of sales, inventory and purchasing data held in Panasonic Eastern Europe’s DB2/400 database. Users either view pre-built reports served to a Web site by IBM WebSphere, or access the SAMAC tools directly on iSeries, via a frame relay LAN.
“The solution allows management to see vital information more quickly and in greater detail,” says Kohn. “It provides more flexibility, too, because users can easily develop their own reports to get the specific information they need, without having to rely on the central IT function.”
Smarter business with IBM
With improved business intelligence, Panasonic Eastern Europe can plan projected sales and end-stock levels with far greater precision, enabling it to balance supply and demand for all products more accurately. Says Kohn, “Since we can identify market trends more rapidly with SAMAC on iSeries than with our previous batchprocessing solution, we can maximise sales and minimise overstocking. This can help us to reduce our costs and makes us more responsive to customer needs.”
The data used by SAMAC is sourced from transactional systems running on the same iSeries server, and because the software does not require an ODBC driver, Panasonic Eastern Europe can use built-in iSeries security features to control access to sensitive data. “We need to ensure that users can access only the information they are entitled to view,” says Kohn, “and iSeries makes this easy, because the security in OS/400 [the iSeries operating system] is so well-structured.
“Since we can identify market trends more rapidly with SAMAC on iSeries than with our previous batchprocessing solution, we can maximise sales and minimise overstocking. This can help us to reduce our costs and makes us more responsive to customer needs.”
Herbert Kohn, IT Director, Panasonic Eastern Europe
Kohn concludes, “OS/400 is very advanced, and stable in our experience. We have had no problems with unscheduled downtime, and any other issues are quickly resolved, thanks to the excellent support from IBM. It’s easy to recommend iSeries, because the coststructure is excellent, and it requires very little management.”
Southwest Business Corporation builds a comprehensive data solution with AS/400 and SAMAC
Founded in 1976, Southwest Business Corporation (SWBC) provides insurance and financial services to lending institutions, such as credit unions, mortgage companies and banks. The San Antonio-based company offers accidental death insurance, employee benefits, mortgage insurance and other financial services.
An IBM customer for almost two decades, SWBC purchased its first AS/400® in 1992. Due to continued growth, the company upgraded to an AS/400e Model 720 server in early 1999. “We chose to stay with the AS/400 product line because we were very satisfied with its performance and reliability,” explains Bill O’Bryant, assistant vice president of IT at SWBC. With over 25 product lines and customers at 1,000 financial institutions nationwide, managing the SWBC database of 49 million records demands a server with a proven record of reliability. “The reliability this platform offers is one thing that no other platform can. Cost, maintenance and administration were also key factors in our decision. The AS/400 requires very little administration,” comments O’Bryant.
The key challenge that SWBC faces is distinguishing its services from those of its competitors. In an industry where pricing is regulated by the state, gaining customer loyalty is not an easy feat and IT strategy plays an important role. The company needed a solid platform and a data warehousing system that would capture critical information about industry trends, better meet existing customers’ needs, and provide pinpoint target marketing results.
SWBC went to several vendors who offered complex systems ranging from $250,000 to $600,000. Each vendor professed that installing a data warehousing system would be an expensive, time-consuming, and difficult investment that would also require the acquisition of additional hardware.
SAMAC offers superior data warehousing solution
The tide changed, however, when SWBC was introduced to SAMAC, an IBM Business Partner based in Germany. Its MIT/400 offering is an online analytical processing (OLAP) database system that runs native on the AS/400. “SAMAC had a different story,” says O’Bryant. “They said it would not be that difficult, costly or time consuming.” To prove its point, SAMAC offered SWBC a free demonstration. “In just four days, we had a working data warehouse with reports that provided unbelievable information that we had not previously been able to produce. We were very impressed,” O’Bryant adds.
“After seeing the amount of investment in time, money, resources and skill sets required to make other systems operational, the difference with what SAMAC had to offer was dramatic,” affirms Rod Troutman, CIO of SWBC. “We were up and running in a relatively short period of time, just 90 days, with a total investment of less than $50,000.”
SAMAC MIT/400 is very efficient. The AS/400 is very efficient. The two together are phenomenal.
Rod Troutman, CIO, Southwest Business Corporation
“In addition,” offers O’Bryant, “SAMAC promised that we would be able to run the system on our existing AS/400e without any additional hardware at all and that’s exactly what we’ve done. It’s made us happier than you can believe.”
MIT/400 proves easy to use and delivers many benefits
As the first U.S. installation for this product, SWBC is, indeed, very happy. “MIT/400 has given us a great profile of our customers and how they relate to our product. Centralization and analysis are the key benefits. Another key factor is its power and flexibility. It’s a very cost-efficient system,” says O’Bryant. The system also required only a minimal amount of training. “We wanted a system that we could maintain ourselves,” explains O’Bryant. “After only six days of training on the SAMAC system I was able to build my own datamart in only five hours and to produce reports from it with no assistance from SAMAC.”
“Time-to-market and speed are paramount. We didn’t want to depend on an outsourcer. We want to react to business situations with lightening speed. We picked a tool that allows us to do that,” Troutman concurs. “SAMAC MIT/400 is very efficient. The AS/400 is very efficient. The two together are phenomenal. With this combination, I don’t have to worry about data management; I can spend my resources on application functionality rather than system administration.”
Great plans for the future with MIT/400 and the AS/400
More than satisfied with its current system, the company continues to use MIT/400 on the AS/400. Having successfully launched a customer self-service transaction Web site, SWBC plans to make its Web site even more useful next year by using knowledge management to provide customers with information directly from its data warehousing solution. “Our commitment is to the AS/400,” affirms Troutman. “As we grow, we will simply continue to scale up. We think the AS/400 is an outstanding box. Our livelihood is depending on it.”
Weltweites Handelsunternehmen Wolff & Olsen baut Data Warehouse „aus einem Guß“ für drei verschiedene Firmen
Seit 100 Jahren betreibt Wolff &Olsen einen weltweiten Handel mit Textilien, Lebensmittelrohstoffen, Honig, Duftstoffen und Geschenkartikel. Für die verschiedenen Geschäftsbereiche wurden in den Jahren 1995 – 1999 drei eigene Firmen gegründet. Für Mode steht Olsen (Olsen GmbH). Das Foodgeschäft betreibt die Alfred L. Wolff GmbH und Non-Food Briconti (British Continental Trading GmbH). Seit 1999 ist die Wolff & Olsen GmbH & Co. Holding.
Im Handel sind genaue und schnelle Aussagen zu Absatzzahlen überlebenswichtig. Zusätzlich entstanden durch den im Bereich Mode vollzogenen Wandel vom Noname Hersteller zum Markennamen sich immer wieder ändernde Informationsanforderungen. Das verursachte einen erheblichen Aufwand in der IT Abteilung, der immer auch mit Zeitdruck verbunden war, denn was nützt eine Aussage zu Absatzveränderungen, wenn die Situation schon mehrere Wochen alt ist.
Deshalb wurde 1999 das Thema Data Warehouse aufgegriffen und nachdem Alternativen, wie z.B. das Brain-Modul für Auswertungen überprüft wurden, fiel die Entscheidung, das Data Warehouse Tool SAMAC MIT auf der neuen operativen Brain Basis einzusetzen.
„Gerade im Textilhandel versprachen wir uns kurzfristig hohen Nutzen von unserer Data Warehouse Lösung. Der Wettbewerb wird immer härter, z.B. durch die kürzere Lebenszeit der Kollektionen“, so Herr Freitag; Leiter der ITAbteilung.
Auf die immer schneller sich ändernden Trends muß reagiert werden, daher sind flexible Analysen gefragt. Kollektionen müssen laufend neu auf den Markt und verändert werden und dem Kundenverhalten entsprechend angeboten werden. Lieferquote und Auftragsbestand müssen taggenau errechnet werden, um rechtzeitig für die Nachbestellung zu sorgen oder Produktlinien einzustellen.
Anwendung
Data Warehouse Lösung als umfassendes Vertriebsinformationssystem für den Handel
Als Basisdaten dienen die Aufträge aus dem Order- und Nachordergeschäft, die mit den Lieferscheinen und Rechnungen abgeglichen werden. Weit über 160.000 Artikel werden inzwischen in kürzester Zeit abgefragt. Bei dem sehr kurzen Lebenszyklus der Produkte war den IT Mitarbeitern die problemlose Anpassung an neue Strukturzuordungen wichtig. Hohe Anforderungen an ein Info System, das die Antworten richtig, zuverlässig und vor allem genau liefern muss.
Herr Freitag: „Sehr positiv war für uns die schrittweise Vorgehensweise im Projekt. Schritt für Schritt wurde das unternehmensweite DataWarehouse gebaut.“ So konnten auch die Bereiche Food und NonFood problemlos integriert werden.
Direkt aus dem Brain-System fließen die relevanten Daten aller drei Firman in die relationale Zwischenebene der SAMAC MIT Umgebung. So liegen die Daten der drei Firmen gemeinsam in einer relationalen Datenbank, Basis der multidimensionalen Datenmärkte, die die verschiedenen Bereiche wiederspiegeln.
Natürlich mußten firmenspezifische Besonderheiten beim Aufbau und bei der Datenextraktion beachtet werden: Bei der Fa. Olsen (Textilbereich) kam es auf die Bewältigung sehr großer Datenmengen auf der Stammdatenseite an.
Die gefertigten 3000 – 4000 Modelle ergeben durch die Aufgliederung in Farben und Größen eine Anzahl von mehr als 160 000 Artikeln in einem Modelljahr. Trotz dieser Masse ist es für den Einzelartikel – also für den einzelnen Pullover in seinen Ausprägungen (Farbe, Größe) – problemlos möglich, alle Auswertungen zu tätigen. Und dies in jeder Zeitperiode – taggenau – für
alle oder einen bestimmten Kunden. Wenn noch detailliertere Informationen nötig sind, werden über die Drill Through Funktionen des integrierten SAMAC DynaServers die Belegdaten angezeigt. Als besondere Anwendung wurde zusätzlich die Kundenselektion nach einzelnen Kriterien für Mailings und Besuche eingerichtet. Im Juni 2002 wurde unter einer einheitlichen Browser Oberfläche der Zugriff über das Intra/Internet für den Vertrieb ermöglicht; so ist der Vertrieb auch vor Ort beim Kunden immer voll informiert.
Wir haben mit dem Werkzeug SAMAC MIT und der sehr sachverständigen und effektiven Beratung und Unterstützung der CM Punkt, in sehr kurzer Projekt-Zeit ein unternehmensweites Data Warehouse aus „einem Guß“ aufbauen können.
Herr Freitag
Im Bereich Lebensmittel bei Alfred L. Wolff ist die Rückverfolgung der Ware auf den einzelnen Lieferanten notwendig. Dazu muß die Chargenverwaltung, die die Lieferanten einer Charge beinhaltet im Datenmodell berücksichtigt werden. Besonders große Erleichterung im Honigverkauf brachte die unmittelbare Ermittlung der Lagerbestände und deren Qualitäten. Das heißt, die Mitarbeiter können am Telefon im Dialog mit dem Kunden sofort feststellen, ob die benötigte Menge in der verlangten Qualität noch zum Verkauf zur Verfügung steht und wo sie sich befindet. Für die Einkäufer gewährleistet der SAMAC Publisher die Möglichkeit der Offline Analyse für unterwegs.
Bei Briconti im Duftstoffhandel wurde besonderes Augenmerk auf Lagerinformation gelegt, um genau zu bestimmen, wieviel von welchem Parfüm, zu welchem Preis vorrätig, bestellt oder reserviert ist. Auch die „Internet Datenbank“ für den Verkauf per e-Commerce wird mit den SAMAC MIT Ergebnissen befüllt.
Zugriff auf das SAMAC DataWarehouse erfolgt in allen Bereichen über den sehr einfach zu bedienenden SAMAC Analyzer. Der Vertrieb kann taggenau pro Artikel alle Kunden und pro Kunde alle Artikel analysieren. Der Einkauf kann taggenau pro Artikel alle Lieferanten und pro Lieferant alle Artikel analysieren. Für das Lager kann taggenau zu jedem Artikel der Lagerort und jeweiliger Bestand ermittelt werden. Die Analysen können mit dem SAMAC DynaServer für jeden Bereich auf das relationale DataWarehouse erweitert werden, so können die Anwender über ihr Analyse Frontend ein Drill Through auf die Belegdaten starten. Sie bleiben in der gewohnten Analyse Umgebung. Sie bemerken nicht, daß die Analyse sich aus der multidimensionalen Datenbank hinausbewegt.
Nutzen
Bessere und individuellere Kundenbetreuung bei gleichzeitiger Kostensenkung
Aufgrund des hohen Nutzens und der vielfältigen Möglichkeiten wird SAMAC MIT von den Mitarbeitern ausgesprochen gut akzeptiert – sie arbeiten gern mit diesem Tool. Vor allem auch deshalb, weil sie nur ihren Arbeitsbereich gut kennen müssen – der Schulungsaufwand ist äußerst gering.
In allen Ebenen – vom Geschäftsführer bis zum Sachbearbeiter – wird SAMAC MIT genutzt. Geschäftsführer und auch Controller bekommen die Top-Analysen und haben neue und einfachere Möglichkeiten des Konzernkontrollings. Die Produktmanager benutzen ihre Analysen zu Verhandlungen mit Kunden und Lieferanten. Die Sachbearbeiter erhalten sehr detaillierte Auswertungen zur Produktion, zu den Artikeln und Kunden. Jeder der Anwender hat gewollt Zugang zu allen Daten seiner Firma, so wird das Unternehmen für die Mitarbeiter transparenter. Zugriffsberechtigung wurde auch für die Töchter in England und Österreich – über TCP/IP auf das Hamburger MIT System eingerichtet. Der Zugriff auf das AS/400 DataWarehouse erfolgt im gesamten Hause über NC-Terminals sog. Thin Clients.
Herr Freitag: „Besonders gut gefällt uns an unserem Data Warehouse die einheitliche Vorgehensweise und Oberfläche für alle Bereiche. Wir haben mit dem Werkzeug SAMAC MIT und der sehr sachverständigen, effektiven Beratung und Unterstützung der CM Punkt, in sehr kurzer Zeit ein unternehmensweites DataWarehouse aus „einem Guß“ aufbauen können. Auch die jetzt geplante Einbindung der GfK Daten (Wettbewerbs/Vergleichszahlen) wird sicher in gewohnter Weise schnell gelöst sein und wieder einen zusätzlichen Informationsgewinn bringen“.
Yamaha baut mit SAMAC MIT/400 ein umfassendes Data Warehaouse für den Vertrieb.
Seit 1887 entwickelt und produziert YAMAHA Pianos, Electones und ungezählte andere Musikinstrumente höchster Qualität. Die ursprünglichen Geschäftsaktivitäten wurden stark ausgeweitet und gehen in die Bereiche Kultur, Freizeit, des Lebensalltags und der Hochtechnologie. Die stark kundenorientierte Unternehmensphilosophie basiert auf dem Konzept, das Leben der Menschen zu bereichern und wird in vier Basisüberzeugungen zur Unternehmensführung ausgedrückt:
· Der Kunde steht an erster Stelle
· Qualitätsbewusstes Management
· Auf den Menschen ausgerichtetes Management
· Management zur Globalen Entwicklung des Unternehmens
Für diese Ziele arbeiten weltweit mehr als 9300 Mitarbeiter. YAMAHA engagiert sich auch umweltpolitisch “zum Schutz unserer einzigen Erde” und hat sich Richtlinien und Grundsätze für das eigene Handeln gesetzt. Die YAMAHA Europa GmbH in Rellingen ist eine der weltweit mehr als vierzig YAMAHA Gesellschaften (190 Mitarbeiter, 265 Mio. DM Jahresumsatz).
Problemstellung
Alles auf den Kunden konzentrieren, mehr als die Erwartungen zu erfüllen… ein hoher Anspruch, der auch nach einem entsprechenden Vertriebs-Informationssystem verlangt.
Deshalb wurde bereits 1991 von der EDV-Abteilung ein individuelles sehr komfortables Vertriebs-Infosystem auf dem bestehenden IBM AS/400 entwickelt. Dieses System wurde ständig weiterentwickelt und immer wieder ergänzt, um den wachsenden Anforderungen der Verkäufer gerecht zu werden.
1996 kamen Anforderung nach graphischen Oberflächen und ein neues operatives Basissystem sollte eingeführt werden. Zu diesem Zeitpunkt entschloss sich Herr Reichwald, EDV-Leiter bei YAMAHA Europa, nach einem Data Warehouse Standardprodukt Ausschau zu halten, um mit weniger Aufwand ein entsprechendes flexibles System zu realisieren. “Denn diese Statistik Programme noch einmal an die neue Basis anzupassen und auf eine graphische Oberfläche zu bringen, hätte die Kapazität der bestehenden EDV überfordert und wäre ausserdem zu dem gewünschten Termin nicht realisierbar gewesen.” So Herr Reichwald.
Gesucht wurde also ein
· einfach anwendbares,
· sehr schnelles und flexibles System,
· das in kurzer Zeit die Realisierung ermöglicht,
· auf der bestehenden AS/400 in der Windows-NT Umgebung einsetzbar ist,
· die Kapazität der EDV möglichst wenig belastet
· und von der eigenen EDV später weiter gepflegt werden kann.
Lösung
Es wurden zahlreiche Gespräche mit verschiedenen Anbietern geführt, bis die Auswahl auf zwei Anbieter fiel, mit denen jeweils ein 4-tägiges Prototyping durchgeführt wurde. Nach eingehenden Tests dieser Prototypen entschied man sich für das Produkt SAMAC MIT, das von der CM. Hamburg angeboten wurde. Mitte November 1997 fiel die Entscheidung. Die CM. Hamburg erhielt den Auftrag, das Data Warehouse Projekt mit SAMAC MIT durchzuführen. Den Ausschlag gaben die Ladezeiten der Data Marts. Ab Ende November 1997 wurden die EDV-Mitarbeiter geschult, der endgültige Data Mart modelliert sowie die Aktualisierungsroutinen und auch die Übernahme der Altdaten erstellt. Bereits im Januar 1998 konnten die Tests mit der neuen Basissoftware laufen und das Ergebnis den Verkäufern vorgestellt und entsprechend erläutert werden.
Nutzen
Mit dem Vertriebs-Informationssystem auf Basis SAMAC MIT wird das Auftragsgeschäft der europaweit betreuten Kunden analysiert und mit den Vorgaben verglichen (Soll-Ist Vergleiche). Jeder Verkäufer erhält Zugang zu den Daten und hat so sein eigenes Vertriebs-Informationssystem. Er hat nun die Möglichkeit, gezielt die von ihm betreuten Kunden zu analysieren: Im Hinblick auf bestimmte Sparten und Produktgruppen bis hin auf den einzelnen Artikel (Drill Down bis auf Belegebene).
Bisher wurde die gesamte Faktura mit drei Jahren Historie übernommen. Für die europäischen Niederlassungen werden die Informationen in der jeweiligen Landeswährung übernommen.
Die eingehenden Bestellungen werden in täglichen Ladeläufen zur Aktualisierung des MIT Data Warehouse übernommen, so dass dem Verkäufer immer auch der aktuelle Status des Auftragsgeschäftes vorliegt und er seine Vertriebsaktivitäten und sonstigen Aktionen abstimmen kann. Auch in Spitzenzeiten, an denen bis zu 70.000 Bestellungen täglich eingehen, wie z.B. während der Musikfachmesse Frankfurt a.M. benötigen die Aktualisierungen nur ein Nachtfenster von bis zu 30 Minuten.
Gelungen ist es, in der kurzen Projektzeit, die vorher bestehenden Analysemöglichkeiten zu erweitern und darüber hinaus weitere Optionen, wie graphische Oberflächen und Trendbeobachtungen zu gewähren.
Hohen Nutzen verspricht sich YAMAHA Europa auch dadurch, dass ein Verkäufer “mit Handy und Laptop bewaffnet” von seinem Kunden aus, die aktuelle Analyse von der AS/400 in Rellingen abrufen kann. Die Leitungsbelastung ist sehr gering, weil nur wenige Abfrageparameter zur AS/400 gesendet werden und ausschliesslich die Ergebniszahlen über die Leitung zurückkommen. Die Antwort kommt also auch übers Telefon sekundenschnell. “Wir haben diese Möglichkeit noch nicht für all unsere Verkäufer eingerichtet, aber wenn ich z.B. bei unseren Schwestergesellschaften voller Stolz die Funktionalität unseres neuen Vertriebs-Informationssystems vorstelle, nutze ich genau diese Möglichkeit und das geht ganz prima!” sagt Herr Reichwald.
Vom Management wird SAMAC MIT hauptsächlich genutzt um den Aussendienst gezielt zu steuern und leicht Berichte zu erstellen. Herr Reichwald: “Die Nutzung des MIT bringt uns den Vorteil, innerhalb kürzester Zeit verlässliche Daten nach unterschiedlichen Gesichtspunkten abrufen zu können.”
Für die Zukunft wird die hohe Flexibilität und die sehr einfachen Mechanismen für Anpassungen und Erweiterungen die Arbeit der EDV Mitarbeiter erheblich entlasten. Gerade aber auch die Einsatzmöglichkeiten in weiteren Geschäftsfeldern lassen noch ein sehr weites Nutzungsspektrum zu. “Trotz aller unserer Prüfungen haben wir erst nachdem wir die Tests haben laufen lassen und in die “Tiefen” des MIT eingeführt waren, richtig bemerkt, was für ein tolles und flexibles Werkzeug wir tatsächlich erworben hatten. Wir haben mehr bekommen als wir uns erhofften! Kurz gesagt wir sind begeistert zum einen von dem Produkt und vor allem auch von der Vorgehensweise und Betreuung durch die CM. Berater und auch SAMAC.”
Das SAMAC Data Warehouse wurde auf der zentralen AS/400 Modell 320 implementiert. In der Zwischenzeit wurde dieses System auf ein Modell 620 ausgebaut. Die über 25 Verkäufer arbeiten heute im über Rumba konfiguriertem Windows NT-Server Netz. In Zukunft wird direkt über TCP/IP zugegriffen werden. Als Abfrage- Oberfläche wird MS Excel eingesetzt. Die Oberflächen für Standardabfragen und End User Unterstützung werden von der YAMAHA EDV individuell auf die einzelnen Bedürfnisse zugeschnitten. Ziel ist es, das Know-how für Ergänzungen des MIT Info-Systems und zur Modellierung weiterer Data Marts im Hause YAMAHA aufzubauen.
Herr Reichwald ist vollkommen begeistert von der neuen Data Warehouse Lösung: “Sie machen ja viel zuwenig Werbung für dieses tolle Produkt!”
Erweiterung der eCommerce Möglichkeiten durch SAMAC B2B Integration Services liefern die Basis
Die Despec Supplies GmbH mit Sitz in Meerbusch / NRW ist ein Großhandels- unternehmen im Bereich EDV-Verbrauchsmaterialien und wurde im Jahr 1997 gegründet.
Despec gehört mit 100 Mitarbeitern und einem Umsatzvolumen von rund 120 Mio. Euro zu den führenden Unternehmen der Branche. Das moderne Logistikzentrum bietet auf 12.000 m2 Platz für ein Sortiment von über 10.000 Produkten. 25.000 Pakete und 500 Paletten werden jeden Monat an 3.500 Handelskunden ausgeliefert. Despec ist zukunftsorientiert und strebt immer nach Verbesserungen.
„Im Markt niedriger Margen müssen wir unsere Konzepte der aktuellen Situation anpassen, damit wir alle auch in Zukunft weiterhin wettbewerbsfähig bleiben. Steigende Nutzung der B2B Integration Services bietet uns hohe Zeitersparnis im Tagesgeschäft, sinkende Fehlerquoten und schnellere Lieferfähigkeit.“ so Torsten Schulz, Einkaufsleiter und Prokurist bei der Despec GmbH.
Nach dem Motto:
„Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen Despec bietet um „ZEIT“ zu sparen, denn Zeit ist der entscheidende Faktor in unserem Geschäft“ bietet Despec:
o Dropshipment Lösungen (neutral oder mit Kunden-Logo)
o individuelle Lösungen zur elektronischen Datenübertragung (Schnittstellensysteme)
o Edolphin
Vorteile:
o schnellere Lieferung zum Kunden/höherer Servicegrad
o hohe Zeitersparnis im Tagesgeschäft
o immer aktuelle Preise/Verfügbarkeiten
Möglichkeiten:
o Abfrage tagesaktueller Preise und Verfügbarkeiten
o Download der kompletten Preisliste in verschiedenen Formaten möglich
o Automatische Bestellungen, auch als neutrale Direktlieferung an den Kunden
Aufgabenstellung
Ein hoher Anteil der eingehenden Bestellungen wird über persönliche Betreuung durch einen festen Verkäufer auf traditionellem Bestellweg per Telefon/Mail oder Fax abgewickelt. Das erfordert eine manuelle Erfassung der eingehenden Bestellungen, mit hohem Zeitbedarf und der Möglichkeit von manuellen Fehleingaben. Diese Situation war unbefriedigend.
Insbesondere größere Kunden suchten nach Möglichkeiten der direkten Anbindung zur Steigerung der Servicequalität. Das eingesetzte ERP-System war nur begrenzt fähig diese Anforderungen zu erfüllen, aber ein Austausch der gesamten Basis-Software schied aus.
Lösung
Die Lösung ergab sich in mehreren Schritten – Ausschlag für die SAMAC Lösung gab insbesondere die Verfügbarkeit für iSeries Systeme, die als zentraler Server eingesetzt wird, und die entsprechende Expertise im Hause SAMAC.
Zunächst wurde mit Hilfe des SAMAC Business Integrators die vorhandenen Eingangs- Schnittstellen mit einem generischen XML-Format angeschlossen. Ausgehende Dokumente wie Kataloge, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung wurden ebenfalls als internes XML-Schema entworfen und dann über eine Anbindung an die Datenbank abgebildet. Die Erzeugung kann über Events-Überwachung oder Auslöseroperation in der Datenbank erfolgen.
Die Anbindung der Kunden erfolgt über das SAMAC B2B Gateway, das in einem externen Rechenzentrum für Despec von SAMAC betrieben wird. Hierdurch entfallen individuelle Konfigurationen pro Kunde und Lieferant. Es gibt lediglich eine definierte Verbindung aus dem Despec Netzwerk hinaus über die sämtliche Partner mit Hilfe des SAMAC B2B Gateway Clients bedient werden können. Über Datenbank-gestütze Konfiguration und Monitoring innerhalb des Gateways sind Änderungen leicht administrierbar. Die Verbindungsqualität kann überwacht und der Weg eines Dokuments bis zur Weitergabe an den Partner verfolgt werden. „Verschwundene“ Dateien gehören der Vergangenheit an – beispielsweise kann genau nachvollzogen werden, von welcher IP-Adresse aus Operationen auf welchem Objekt durchgeführt wurden.
Partner können über diesen Weg mit den hauseigenen XML-Formaten direkt bedient werden. Individuelle Formate von Dokumenten (beispielsweise bmeCat Kataloge, EDI/ EDIFACT-Bestellungen, kundenspezifische Dokumentenformate) können über einen Mapping Connector individuell angebunden werden. Hierbei werden die internen Dokumente in das jeweils benötigte individuelle Format umgesetzt. So können beliebige Dokumentenformate abgebildet werden. Damit wird insbesondere den unterschiedlichen Ausprägungen der vermeintlichen Standardformate Rechnung getragen. Der SAMAC Web Connector versorgt angebundene Webshops mit aktuellen Stamm-, Preis- und Verfügbarkeitsdaten. Hierüber ist ebenso eine Verfügbarkeitsprüfung für externe Handelsplattformen abgebildet. Seit Inbetriebnahme wurden Leerbestellungen, die einen zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeuten, erheblich reduziert.
Seit Einführung der Schnittstellen nimmt der Anteil der elektronischen Bestellungen kontinuierlich zu. Durch den geringen Anteil manueller Bearbeitungsschritte ist dieses zusätzliche Volumen jedoch mit der bestehenden Vertriebsmannschaft ohne Engpässe zusätzlich abwickelbar.
Die Integration der internen Geschäftsprozesse mit denen der externen Partner sorgt für eine erhöhte Transparenz und Verbesserung der Geschäftsbeziehungen.
Ausblick
Nach erfolgreichem Start der elektronischen Anbindungen steht als nächstes Projekt das Ausschöpfen der Einsparpotenziale bei elektronischen Rechnungen an. Auch diese soll über externe Dienstleistungen abgebildet werden, um die Anschaffung von Signatur Hard- und Software zu vermeiden. Auch hier wird neben anderen die SAMAC Lösung betrachtet.
Kunden-Zitat:
„Die Verwendung des B2B Gateways entlastet uns erheblich bei der Anbindung von externen Partnern, da sämtliche notwendigen Konfigurationen außerhalb unserer Umgebung vorgenommen werden. Die Protokollmechanismen erlauben uns eine exakte Diagnose auftretender Störungen, die sich dann oft als manuelle Fehleingaben herausstellen – beispielsweise wenn Dateien von Kunden gelöscht werden, und anschließend behauptet wird, diese hätte nie existiert.“
Alexander Schröder
IT Services, Despec GmbH
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